En resumen
- Elige por volumen, tiempo por tarea y coste de equivocarse.
- Empieza con una persona que revisa: se elimina cuando los datos lo permitan.
- Si el proceso es un caos, automatizarlo solo lo hace más rápido.
Paso 1: una semana de apuntar tareas
Pide a tu equipo que durante una semana anote lo que repite: copiar datos de un correo, responder la misma pregunta, preparar el mismo informe. Hazlo con ellos, no a sus espaldas: son quienes saben dónde se pierde el tiempo. Y también quienes tendrán que usarlo.
Paso 2: la cuenta
40
Veces a la semana
12 min
Tiempo por vez
25 €/h
Coste por hora
200 €/sem.
Lo que cuesta hoy
Paso 3: ordena la lista
- Tipo de tarea
- Mucho volumen, error barato
- Ejemplo
- Clasificar correos, extraer datos de albaranes
- ¿Empezar por aquí?
- Sí: el mejor primer proyecto
- Tipo de tarea
- Mucho volumen, error caro
- Ejemplo
- Datos de facturas que van a contabilidad
- ¿Empezar por aquí?
- Sí, con una persona que revise
- Tipo de tarea
- Poco volumen, error barato
- Ejemplo
- Resumir una reunión al mes
- ¿Empezar por aquí?
- Usa una herramienta, no hace falta proyecto
- Tipo de tarea
- Poco volumen, error caro
- Ejemplo
- Decisiones de crédito, diagnósticos, contratos
- ¿Empezar por aquí?
- No: ni compensa ni es prudente
| Tipo de tarea | Ejemplo | ¿Empezar por aquí? |
|---|---|---|
| Mucho volumen, error barato | Clasificar correos, extraer datos de albaranes | Sí: el mejor primer proyecto |
| Mucho volumen, error caro | Datos de facturas que van a contabilidad | Sí, con una persona que revise |
| Poco volumen, error barato | Resumir una reunión al mes | Usa una herramienta, no hace falta proyecto |
| Poco volumen, error caro | Decisiones de crédito, diagnósticos, contratos | No: ni compensa ni es prudente |
Lo que hoy funciona bien
- Leer documentos: facturas, albaranes o pedidos que llegan en PDF o foto, con los datos pasados a tu sistema.
- Clasificar y enrutar: decidir de qué va cada correo o contacto, y a quién le toca.
- Responder lo habitual: por WhatsApp, chat o teléfono, con el traspaso a una persona cuando hace falta. Lo tratamos en centralita con IA: cuándo compensa.
- Redactar borradores: presupuestos, respuestas o informes que alguien revisa y envía.
Paso 4: cómo arrancar sin riesgo
Ordena el proceso primero
Si cada persona lo hace de una forma, primero se unifica. Automatizar un caos solo lo hace más rápido.
Prueba con casos reales
Coge 100 casos del último mes y compara lo que dice la IA con lo que se hizo. Es la mejor forma de saber si sirve.
Modo sombra
La IA propone y una persona decide. Mides cuántas veces acierta sin que nadie corra riesgos.
Suelta poco a poco
Lo que acierta casi siempre pasa solo; lo dudoso sigue yendo a una persona. Mantén registro de todo.
Mide las horas de verdad
Compara antes y después. Si las horas no bajan, no hay ahorro, por mucho que la demo impresione.
Lo que hay que contar además del desarrollo
El uso de los modelos se paga por consumo, y hay que revisar el sistema cuando cambian tus documentos o procesos. Y cuidado con los datos personales: decide qué datos salen de tu empresa, con qué proveedor y con qué contrato. Antes de empezar, tu responsable de protección de datos o tu asesor debería verlo.
Si quieres que lo miremos juntos, en agentes de IA empezamos justo por esta cuenta, antes de hablar de tecnología.
Escrito por Javi LP, de LeadPurple, agencia de Sitges (Barcelona). Los ejemplos con números inventados están rotulados como ilustrativos.