En resumen
- Describe tareas y problemas, no pantallas: deja que propongan la solución.
- Pide fases con entregas que puedas usar, no un único proyecto de un año.
- Deja por escrito de quién es el código: sin contrato, no siempre es tuyo.
Qué escribir en el encargo
No hace falta un documento de cien páginas. Bastan dos hojas que respondan a esto. Cuanto mejor contestes, más comparables serán los precios.
El problema, con números
«Tres personas pasan dos horas al día copiando pedidos del correo al ERP» dice más que «queremos digitalizar pedidos».
Quién lo usará y desde dónde
Cuántas personas, con qué rol, en el móvil en una obra o en un ordenador en la oficina.
Lo que ya tienes
ERP, hojas de cálculo, facturación. Con qué debe hablar y si esas herramientas permiten conectarse.
Lo imprescindible y lo que puede esperar
Es la lista que más dinero ahorra. Si todo es imprescindible, el presupuesto será enorme.
Un rango de inversión y una fecha
No es enseñar las cartas: es permitir que te propongan algo posible. Sin rango, cada uno imagina un proyecto diferente.
Qué exigir en la propuesta
Una propuesta que se puede comparar
- Alcance por funciones, con lo que no incluye
- Fases con entregables que se pueden usar
- Quién hará el trabajo
- Mantenimiento y coste de servidores aparte
- Qué ocurre si cambia el alcance
Una propuesta que no se puede comparar
- «Desarrollo de plataforma web» y una cifra
- Un solo hito final a muchos meses vista
- Sin hablar de quién mantiene el sistema
- Sin mencionar a quién pertenece el código
- Cambios «a valorar», sin más detalle
La cláusula del código
Mucha gente da por hecho que, si paga el desarrollo, el programa es suyo. En España no funciona tan sencillo: cuando el trabajo lo hace un proveedor externo, conviene que el contrato recoja de forma expresa la cesión de los derechos de explotación, con su alcance, duración y territorio. Si no se dice, puedes encontrarte con que tienes derecho a usarlo, pero no a modificarlo con otro proveedor.
Qué pedir por escrito
- Cesión de derechos de explotación del código desarrollado para ti
- Acceso al repositorio desde el primer día, no al final
- Las cuentas de servidor y dominio, a tu nombre
- Documentación suficiente para que otro equipo pueda continuar
- Qué componentes de terceros o de código abierto se usan, y con qué licencia
¿Y ahora que la IA programa?
Los costes han cambiado. Lo que antes llevaba meses se puede hacer en semanas, y por eso conviene preguntar cómo trabaja cada equipo y por qué tarda lo que tarda. Pero la IA no resuelve lo más difícil: entender tu negocio, decidir qué no construir, integrarse con sistemas viejos y mantener todo funcionando dentro de tres años.
Un prototipo se hace en una tarde. Un sistema en el que confía tu empresa, no. Pregunta qué parte de la propuesta cubre esa diferencia.
Antes de construir, pregúntate si hace falta
A menudo la mejor respuesta es no desarrollar: un CRM de catálogo, una automatización sobre lo que ya tienes o una hoja bien montada. Lo comparamos en CRM a medida o de catálogo, y las referencias de mercado están en cuánto cuesta el software a medida.
Escrito por Javi LP, de LeadPurple, agencia de Sitges (Barcelona). Los ejemplos con números inventados están rotulados como ilustrativos.